Была похожая история, тоже сначала всё держалось на памяти конкретных людей, а потом неминуемо пошли ошибки и начался полный хаос. Помогло разложить склад на максимально простые этапы, такие как приёмка, хранение, сборка и отгрузка, а затем четко прописать порядок действий для каждого. Даже без внедрения сложной системы сразу становится намного легче работать. Потом уже можно подключать автоматизированный учёт, но делать это нужно строго на базе понятных и отлаженных процессов. Вот тут к примеру почитал полезное про основные складские операции
https://www.cleverence.ru/articles/a...ak-vesti-uchet