Ну, в наше время уже всё совсем иначе делается. Могу посоветовать вам ознакомиться с этой статьёй
https://www.cleverence.ru/articles/r...hityvat-obekty . Из неё вы узнаете, как присвоить инвентарный номер каждому конкретному предмету, внести его в базу, и так далее. По моему мнению, лучше всего использовать штрих-коды, чтобы их было удобно считывать.